Tietosuojaseloste

Karstulan Musiikkileirin Tietosuojaseloste

Karstulan Musiikkileiri on Karstulan Evankelisen Opiston vuosittain kesällä järjestämä musiikin ja luovan ilmaisun leiri. Leirin verkkosivut asuvat osoitteessa www.keokarstula.fi/musiikkileiri/ 

1. Mitä henkilötietoa keräämme ja miksi

1.1. Leirihakemus

Keräämme Karstulan Musiikkileirille hakeneista leiriläisistä tietoa leirillä järjestettävää opetusta, majoitusta, ruokailua sekä tarvittavia turvajärjestyjä varten. Leirihakemuksella (sähköinen ja paperinen) kerätään seuraavia tietoja:

  • onko hakija täysi-ikäinen vain alaikäinen
  • täysi-ikäisen hakijan etu- ja sukunimi
  • täysi-ikäisen hakijan hakijan ikä (numeroina)
  • täysi-ikäisen hakijan puhelinnumero
  • täysi-ikäisen hakijan hakijan sähköpostiosoite
  • täysi-ikäisen hakijan hakijan laskutustiedot:
    • lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka
  • alaikäisen hakijan etu- ja sukunimi
  • alaikäisen hakijan ikä (numeroina)
  • alaikäisen hakijan puhelinnumero
  • onko alaikäisen hakijan huoltaja perheenjäsen vai muu leirille osallistuva aikuinen
  • huoltajan etu- ja sukunimi
  • huoltajan puhelinnumero
  • huoltajan sähköpostiosoite
  • alaikäisen hakijan laskutustiedot:
    • laskutettavan nimi, lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka
  • valittu leiripaketti
    • pelkkä soiton/laulunopetus, täysihoito soiton/laulunopetus
  • leirillä opiskeltava pääaine, sivuaine sekä majoitustoiveet (jos täysihoito)
  • 1-3 opettajatoivetta (jos pää/sivuaine on laulunopetus)
  • pianoharjoittelutilan tarve (jos pääaine/sivuaine laulunopetus)
  • hakijan aiempi musiikkikokemus
  • hakijan toiveet leirillä opiskeltavasta ohjelmistosta tai tyylilajista/tekniikoista
  • hakijan/huoltajan ruoka-aine tai muut allergiat, joista leirinjärjestäjän tulee tietää
  • muut hakijan ilmoittamat lisätiedot osallistumiseensa liittyen

1.2. Tietojenkäsittely ja tietoturva

Sivustollamme olevat lomakkeet ovat SSL/PGP suojattuja. Lomakkeilla annetut tiedot tuodaan suojatusti taustajärjestelmään. Leirihakemuksen voi myös täyttää PDF-lomakkeena ja toimittaa Opiston toimistoon.

Annetut tiedot säilytetään Opiston SSL-suojatulla (Secure Sockets Layer) palvelimella, salasanasuojatussa hakemistossa, jonne on pääsy vain Opiston sisäisestä verkosta asianmukaisin käyttäjätunnuksin. Annetuista tiedoista syntyviä rekistereitä suojataan samalla suojauksella sekä verkon palomuurilla. Paperirekistereitä säilytetään Opiston lukitussa arkistokaapissa, lukittavassa työhuoneessa.

Hakemuksia käsittelee Karstulan Evankelisen Opiston

  • toimistosihteeri Marja-Leena Piispanen (marja-leena.piispanen@keokarstula.fi, 044 525 2211)
  • koulutussuunnittelija Hanna Rautio (hanna.rautio@keokarstula.fi, 044 525 2208)
  • sekä tarvittaessa leirin aikana vararehtori Sirkka Hokkanen (sirkka.hokkanen@keokarstula.fi, 044 525 224).

1.3. Kenelle jaamme tietosi

Annettuja tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle suoramarkkinointi- tai muihin tarkoituksiin, pois lukien Opetus- ja muiden viranomaisten edellyttämät lakiin perustuvat tiedonannot.

Seuraavat hakijan tiedot näkee hakijan oma leiriopettaja. Leiriopettaja saa omat leiriläistensä tiedot, jotta hän voi suunnitella ja toteuttaa Musiikkileirillä annetun opetuksen. Kaikkia Musiikkileirin opettajia sitoo vaitiolovelvollisuus.

  • täysi-ikäisen hakijan ikä sekä etu- ja sukunimi
  • täysi-ikäisen hakijan puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • alaikäisen hakijan ikä sekä etu- ja sukunimi
  • alaikäisen hakijan huoltajan etu- ja sukunimi, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite
  • hakijan aiempi musiikkikokemus
  • hakijan toivottu leiriohjelma
  • hakijan terveyteen liittyvät tiedot, mikäli tiedolla voidaan ehkäistä leiriläisen hengenvaara (esim. tieto epilepsiasta tai muusta sairaudesta taikka elintärkeiden lääkkeiden hallussapidosta kuten epipen)
  • muut hakijan itse ilmoittamat leiriopetusta koskevat lisätiedot

1.4. Mitä tietoja säilytämme, miten ja kuinka kauan

Saapuneita hakemuksia säilytetään 5 vuotta hakemuksen saapumisesta (Opiskelija-, asiakas- ja jäsenrekisteri). Opiskelija-, asiakas ja jäsenrekisterissä säilytetään kaikki leirihakemuksessa kysytyt tiedot (kts. kohta 1.1). Yli 5 vuotta vanhat hakemukset tuhotaan tietoturvasäädösten mukaisesti.

Mikäli hakija on antanut luvan lähettää sähköpostimarkkinointia Opiston musiikkiaiheisista kursseista ja leireistä (Markkinointirekisteri), säilytämme seuraavia tietoja toistaiseksi:

  • markkinointiluvan antaneen:
    • etu- ja sukunimi
    • lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka
    • sähköpostiosoite
    • vuosi jolloin osallistunut Musiikkileirille
    • valittu leiripaketti
      • majoitus mikäli täysihoito
    • Musiikkileirillä opiskeltu pää- ja sivuaine
      • opettajatoiveet, mikäli osallistunut laulunopetukseen

2. Mitä oikeuksia sinulla on omaan tietoosi

Hakijalla on oikeus

  • saada tarkistaa itseään koskevat tiedot
  • vaatia virheellisen tiedon oikaisua
  • vaatia tietojensa poistamista kaikista rekisteistä sekä tulla unohdetuksi
  • kieltää antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi tms. tarkoitukseen
  • sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa

Henkilötietopyynnöt osoitetaan kirjallisesti toimistosihteeri Marja-Leena Piispaselle (marja-leena.piispanen@keokarstula.fi). Oikeus on maksullinen ja sitä voi sama henkilö käyttää yhden kerran vuodessa.

3. Toimialaan liittyvä lainsäädäntö